会計ソフトの定型仕訳を活用すべし
会計ソフトにはよく使う仕訳を登録する機能が付いています。当然一度登録しなければいけないのですが、この機能を上手に使えいている人は少ないようです。
ポイントは定型仕訳の名前の設定にあります。誰でもが検索できる内容でなければいけません。
今回の経理方法で問題になるのは預金通帳の動きです。
はい、そうなんです。
預金通帳には摘要欄というカタカナや文字が書かれている欄があります。これをそのまま定型仕訳の名前として登録してしまえば、小学生でも検索できますよね。簿記がわからなくても全く良いわけなんです。後は金額を入力して登録すればよいだけですから。
しかも、預金の仕訳は同じような仕訳が何度も出てきますので、一度登録すればどんどんと業務が楽になるのです。
定型仕訳がマニュアルに早変わりしてしまうのです。
2005-01-12 (Wed) |
西内孝文 |
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預金口座はひとつでいい
振り込み手数料を安くするためなどの理由でどんどんと預金口座を増やしていく例がありますが、それをすると資金繰りが見えにくくなります。口座はひとつにまとめておくほうが一目で残高がわかりますし、資金移動などのコストも削減できます。
借り入れなどの都合で、どうしても複数の口座が必要な場合は、月末など一定の日を決めて、残高を振り替えるようにします。サブの通帳は目的を決めて、それ以外のことには使わないようにします。
これだけで資金の管理にかかるコストを大幅に削減することができます。
2005-01-12 (Wed) |
西内孝文 |
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合計入力
会計ソフトへ入力する際に時間とコストが発生してくるわけなのですが、それはお金を生み出すためのコストではありません。よって可能であれば削減したいわけなんです。税務上同一の日付でお金が動くのであればまとめて入力してしまってもかまわないという特例があります。それを活用すればコストは大幅に削減できることになります。
経費を使った担当者ごとに精算書を作成していただき、よく使う科目は1枚の精算書を別途作ってしまいます。そして、給与と一緒に払うときに科目ごとにまとめて仕訳を入力してしまうわけです。明細は精算書に書いてありますし、領収書は精算書と一緒に保存しておけばなんら問題がありません。
一枚の領収書を1仕訳として入力したら、膨大な入力作業と確認作業が発生しますので、それをカットすることができます。
もし、会計事務所にアウトソーシングする場合でも、ここまで簡単にしておけば値引きに応じてくれるところが増えてきます。
2004-12-07 (Tue) |
西内孝文 |
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キャッシュレス会計
経理担当者の仕事の多くの部分を占めているのは経費の精算業務です。これがあるために会社には手提げ金庫があり、両替や残高のチェックの必要性が出てきます。事実、銀行に毎日行っている担当者もいるのです。
これをなくすためには「立替金精算書」を導入します。つまり、各従業員が業務に必要なものをいったん立て替えて購入し、月末までの分を報告して会計に取り込み、給与と一緒に従業員の口座に振り込むという制度です。多額の立替が発生する際は仮払金として直接従業員の口座へ振り込んでしまい、給与の支払い時に調整を行えば問題ありません。
この方法のメリットは、実際に経費を使った人が報告をするので、科目に間違いが出にくいということと、資金繰りが楽になるということ、そして最大のメリットは経理事務のコスト削減です。会計ソフトへの入力にいたっては、勘定科目ごとにまとめてしまってもかまいませんので、よく使う科目は別途「交通費精算書」のように作ってしまうとさらに作業が楽になります。
2004-11-29 (Mon) |
西内孝文 |
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